人材採用には容易に正解は
出せないものです。
少なくとも採用した時点では
それはわからず、判断には
年単位の時間が必要でしょう。
それはわかっていながら、あえて
人材採用する時点で正解を出すと
したらどんなことが考えられるか
について書いていきます。
第3回は
「穴埋めをしない」
です。
ブラックボックス化
私は何度か転職を経験していますが、
そのたびに遭遇したことがあります。
それは「業務の属人化」です。
この状態が存在することが、
採用活動にも大きな影響を与えます。
業務の属人化とは、ある業務に関して
マニュアルがなく、現在の担当者1人
だけがやり方を知っている業務が
存在する、という状態のことを
言います。
この状態は非常にまずい。なぜなら、
その担当者が退職や事故等で急に
いなくなり引継ぎができないままに
なったりでもすれば、業務にどんな
支障が出るのかわからないからです。
重要な取引先への支払いが滞ったり
でもすれば、一大事になる。
そうならないように、他のメンバーで
代替できるようにマニュアルを用意
しておく。複数の業務経験者がいる
状態を保つために、ジョブローテー
ションを定期的に行う。これらの
ような処置が必要です。
不適切な会計や横領などの不正が
長期間にわたって行われていたのに、
だれも気付かない。そんな、にわか
には信じがたいコンプライアンス上の
問題が発生する温床にもなります。
しかし、このことがきちんと手当され、
行われている職場というのは案外
少ないものです。多かれ少なかれ、
他には誰も知るものがいない
「ブラックボックス化した業務」は
存在します。
業務がブラックボックス化すると、
採用活動に影響が出る理由。
それは、いざその担当者が退職する
ということになった時、その担当者の
「代わり」を探すことに神経が向いて
しまうからなのです。
退職する担当者の仕事を担当できる人が
他にいないので、代わりを探すために
採用するしかないと考えてしまう。
これがそもそも危険な考えです。
なぜなら、他にも業務を担当しカバー
できる人材がいれば、残ったメンバーで
業務を調整すれば「補充採用」がそもそも
必要ないかもしれない。穴を埋める作業が
そもそも必要なものなのかどうか、考えて
から採用活動は行うべきです。
担当者1人だけが知る業務は、他には
出来る人がいないほど難しいものでは
ありません。誰もができるのに、誰も
手を付けていないだけです。そのような
業務がなくなれば、新規採用は必要すら
ないのかもしれないという可能性に
思いをいたしてほしいものです。
